¿Cómo actualizar una galerada PDF en Open Journal Systems (OJS)?
A menudo nos consultan cómo actualizar una galerada PDF que ya hemos subido y publicado en un número de nuestra instalación OJS. Para esto, debes saber que es perfectamente posible realizar la modificación del archivo PDF y volver a cargar la galerada en un número publicado.
Tanto si has generado un DOI y debes agregarlo al PDF, si han realizado modificaciones en datos, correcciones o cualquier otra acción que amerite volver a subir el archivo y actualizar la galerada PDF ya publicada, OJS permite realizarlos.
Debes saber, que OJS brinda dos opciones para actualizar galeradas PDF. Una, sin dejar registro visible del cambio para el lector; otra, dejando un registro de ambas versiones. Elige la que más se adapte a tu objetivo.
Actualizar galerada PDF sin dejar registro de versiones
Esta opción es útil en la mayoría de los casos. Se usa para cargar nuevas versiones del archivo con modificaciones de estilo o contenido, pero que el lector no debe ser consciente de esta actualización que es meramente editorial y no afecta a la dinámica de la comunicación científica, sino que la mejora.
Para esto, iremos a la página específica del artículo a modificar. Una vez ahí, hacemos click en la pestaña Publicación y veremos una notificación de que nuestro artículo está publicado y no puede editarse.
Para editarlo debemos ir a Retirar de publicación y editaremos la galerada. Al volver a publicar, el artículo aparecerá en el mismo lugar asignado en el número si no lo hemos modificado.
Luego, vamos a la sección de Galeradas, hacemos click en la galerada PDF en este caso, y luego cambiar el archivo.
En la ventana que se abre, primero debemos decirle al sistema que estamos actualizando una versión ya existente, por lo que en el desplegable elegimos el archivo PDF que nos muestra como versión existente.
Luego, cargamos el nuevo archivo de la galerada PDF actualizada.
Con el artículo nuevo ya cargado, hacemos click en Continuar. Click en Continuar nuevamente en la sección de Metadatos. Finalmente en Completar.
Una vez listo, ya podemos hacer click en Programar para publicación y luego en Publicar. Ahora si, podemos corroborar que la galerada PDF se ha actualizado.
Actualizar galerada PDF dejando un registro de versiones
Esta opción es útil si el objetivo es dejar asentada las diferentes versiones del artículo, como por ejemplo puede pasar en retracciones o disputas post-print.
Si de versiones se trata y quieres mejorar tus prácticas editoriales, te recomendamos indagar en el servicio de Crossref que se llama Crossmark y en cómo activarlo en OJS.
Si requieres servicios de Crossref, puedes conocer más aquí.
Volviendo a la página del artículo, se debe seleccionar Crear una nueva versión, en lugar de Retirar de publicación como se vio en la opción anterior.
Inmediatamente, vemos que se ha creado una nueva versión del artículo. De esta nueva versión no solo podemos modificar la galerada PDF, sino también otros metadatos asociados como títulos, palabras claves, entre otras.
También, podemos elegir cuál de las versiones queremos que esté publicada o si deseamos que todas estén publicadas.
Luego de haber creado la versión, procedemos de la misma forma indicada en este paso anterior para actualizar el archivos de la galerada PDF. La única diferencia es que ahora lo estamos haciendo sobre una nueva versión del artículo y no sobre el mismo ya publicado.
Finalmente, hacemos click en Publicar.
Finalmente, podemos corroborar en el front del artículo, las opciones visibles de versiones disponibles. Se pueden crear tantas versiones como se desee.
