|Recuperación, catalogación y digitalización documental de fondo histórico|

|ETAPA 1: Recuperación y restauración inicial del material documental|

26 de enero 2019 – 26 de febrero 2019


La labor se inició con la recuperación del Fondo en las instalaciones de la Sociedad Española y su posterior traslado a las instalaciones del Archivo Municipal. Dicha labor de recuperación inicial fue llevada a cabo con ayuda del personal del corralón municipal en el traslado, más no en el acceso inicial al material y su recogimiento.

La instalación se realizó en la primera sala amplia del Multiespacio Cultural Martelli. Aquí se comenzó la separación y secado inicial del material en peor estado, resguardando la actividad con el material necesario: guantes y barbijo. Inicialmente se realizó un inventariado general del material recuperado: veinticinco (25) libros, de los cuales catorce (14) libros estaban en estado aceptable y once (11) libros estaban húmedos, con hongos y en estado malo; además había diecinueve (19) cajas y una (1)bolsa con documentos sueltos y en gran parte desordenados. Muchos de estos últimos fueron recogidos del suelo por lo que estaban completamente mojados y muchos con hongos.

26 de febrero 2019 – 26 de marzo 2019


En los meses de febrero y marzo se comenzó a realizar paralelamente al secado del material húmedo, la primera etapa de clasificación de los documentos. Dicha tarea de clasificación fue realizada
grosso modo
en la periodización por años, algo que sería profundizado posteriormente.

|ETAPA 2: Clasificación serial del Fondo Documental|

26 de marzo – 26 de junio

Durante los meses de abril y primera parte de mayo estuvo en suspensión el proceso de recuperación y clasificación debido a una licencia del personal responsable. Luego, una vez definida conceptualmente la estructura del Fondo, se procede a clasificar las series de manera específica. La sección Libros se realiza rápidamente por su característica física y quedó lista para la catalogación específica de la próxima etapa. Por su parte, la sección Administrativos es la de mayor complejidad por el volumen de material y por su desorganización. En éstas se mantiene el orden visible preexistente.

Durante esta etapa, la sala de recuperación y clasificación es trasladada por pedido delpersonal responsable del área de cultura de la sala amplia a la cocina del Multiespacio. Durante este tiempo se solicita la compra de carpetas biblioratos oficio, folios e insumos menores para el inicio de la clasificación subserial posterior. También se elabora, con el aval municipal, el proyecto para presentar en un concurso de digitalización patrocinado por Fundación Bunge y Born y Centro de Estudios Históricos e Información Parque de España a las series de Actas y Copiadores de la sección Libros.

|ETAPA 3: Clasificación subserial del Fondo Documental|

26 de junio – 26 de enero


Se inicia aquí la labor más específica de la tarea. Año por año, se procede a la identificación y posterior clasificación de las series en subseries de la sección Administrativos. De igual forma, se clasifican las secciones de Libros y Otros. Se recibe en este período la notificación de que el proyecto presentado en Fundación Bunge y Born y Centro de Estudios Históricos e Información Parque de España ha sido seleccionado y se procederá a la digitalización profesional y etiquetación por parte del personal del Centro del material presentado. Para tal fin, el Centro solicita se disponga del envío mediante encomienda y la compra de dos discos rígidos de 1 TB por parte del municipio.

|ETAPA 4: Encarpetado, Catalogación y Rotulación de la Secciones Administrativos, Libros y Otros.|

26 de septiembre – 26 de enero

Paralelamente a esta labor, se realiza el encarpetado y la catalogación de todas las secciones. Se solicita, en agosto, noviembre y diciembre, la compra de nuevas carpetas, folios y rótulos para continuar el trabajo y también llegan las dos estanterías para la organización de las carpetas. A fines de diciembre llegan los libros que han sido digitalizados y se procede a su descripción. Se plastifican todas las etiquetas de las carpetas y libros para su protección de daños y desgaste.

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