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4 sistemas de preservación digital para revistas académicas

Geraldine Trujillo para Paideia Studio
preservación digital

Preservación digital: qué es y cómo implementarla en revistas académicas

El paso del tiempo y el impacto del cambio tecnológico pueden representar un gran problema para los documentos digitales y para las revistas en sí mismas; el incremento de los objetos digitales y la gran diversidad de formatos hacen que la preservación digital sea necesaria para perdurar en una era en donde la tecnología muta cada 24 horas.

¿Pero cómo es posible resguardar en el tiempo recursos digitales? A lo largo de este artículo te hablaremos de qué es la preservación digital, qué métodos hay para resguardar documentos y cómo implementarlos en revistas académicas.

Preservación digital: qué es

La preservación digital es un concepto que suele pasar desapercibido, pero a pesar de esto debes entender que es un asunto significativo que requiere de gran cuidado, pues de ello dependerá la conservación en el tiempo de diferentes archivos digitales.

La preservación digital es entendida como un proceso destinado a garantizar la reutilización de documentos digitales varios, mantener por periodos largos objetos digitales y los contenidos informativos que estos contengan. Por ejemplo, una de las cosas más relevantes de una revista digital, en este caso, es la información que posee, aparte de su formato claro, por ello se deberá amparar su autenticidad.

La conservación del patrimonio digital es un montón de técnicas y procesos agrupadas en pro de la durabilidad de la información virtual. Tiene por objeto asegurar algunos aspectos, como:

  • Integridad
  • Autenticidad
  • Fiabilidad
  • Legibilidad
  • Funcionalidad
  • E independencia de los cambios tecnológicos
 

Ahora, ¿Cuál es el objeto de la conservación digital? Ya puede que lo sepas, pero por si no, te lo recalcamos. El objetivo de todo esto es la preservación y uso de la información a largo plazo, ahí su importancia porque con los años todo puede perderse, pero haciendo de la preservación es más probable que se resista al cambio.

De nada valdría conservar un CD si no se puede usar. El soporte o el formato queda en segundo plano cuando es la información contenida lo que más vale, es por ello que garantizar el uso a lo largo de los años es un gran reto para editoriales, bibliotecas u organizaciones.

¿Pero a todo esto, qué tipo de archivo documental es indispensable conservar? Bueno, esta es una pregunta que cuya respuesta dependerá de opiniones y necesidades de cada institución, autor o servicio.

Algunos científicos sostienen que los archivos sonoros son los que requieren de preservación más que otros archivos, ya que son documentos vulnerables a los cambios tecnológicos, pues al ser grabado en soporte o materiales en específicos corren con la suerte de pasar de moda o quedar obsoletos con el tiempo, como los CD o los casetes.

Sin embargo, no solo los archivos sonoros tienen esta suerte, las revistas académicas, aunque tienen más posibilidad de perdurar, al estar en formato digital, pueden borrarse del sistema o volverse discontinuadas.

Diferencias entre preservación y copias de seguridad

Algo fundamental a tener en cuenta antes de proseguir con este artículo es lo siguiente: hay que hacer una separación entre dos elementos que suelen confundirse: copia de seguridad y preservación digital.

No es lo mismo preservación a copia de seguridad, esto hay que tenerlo muy en claro porque son entes diferentes. Tener guardada una copia y preservar por largos años un archivo son asuntos distintos.

Veamos, las copias de seguridad evitan que la información actual se pierda, esta pérdida la causa un fenómeno catastrófico como lo puede ser el daño de una computadora o los apagones imprevistos que pueden ocasionar perdida de datos.

Por su parte, la preservación digital no tiene que ver con el material, soporte o respaldo y con eventos adversos que pudieran ocurrir, la conservación en este caso va enfocada a proteger los recursos digitales para el futuro con formatos generados automáticamente. Se enfoca en salvar los elemento que estén en formato digital, que sean de alta calidad y que probablemente necesitaremos en un futuro, como las publicaciones científicas.

Con la copia de seguridad es necesario generar copias regularmente y con la preservación digital basta con grabarla en otro soporte nuevo.

Es así como, no es lo mismo lo que se resguarda para días futuros y para la obtención de derivados, que lo que se guarda por prudencia.

 

4 sistemas de preservación digital para revistas académicas

El miedo de muchos editores/as, bibliotecarios/as e incluso autores/as es que una revista OJS (Open Journal Systems), software de código abierto el cual permite dirigir la totalidad del flujo editorial de una revista científica, deje de publicarse o se desconecte de un día para otro.

Pensado en esta problemática tan desastrosa, se crearon varios sistemas de preservación para revistas. A continuación, algunas alternativas:

  1. La Red de Preservación PKP (PKP PN): el PKP PN facilita servicios de preservación gratuitos para las revistas OJS siempre y cuando estas cumplan con una serie de requisitos básicos. Cabe mencionar, que el PKP entrega contenido haciendo uso del programa LOCKSS. 

PKP ha creado PKP Preservation Network (PKP PN) que cuida digitalmente las revistas OJS que no formen parte de otros sistemas de preservación, como los que se mencionan más abajo, para que se pueden guardar en una disposición a plazo largo.
Las revistas OJS que quieran acceder a la instalación y configuración de PKP PN deberán tener:

  • Versión compatible de OJS – OJS 3.1.2 o más actual
  • Un ISSN
  • Tener publicado al menos un artículo.
Cabe destacar, que el servicio es sin costo para quienes tengan OJS.
 

    2. LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe): es un programa de la biblioteca de la Universidad de Stanford y es un software de código abierto. Muchas comunidades hacen uso de este          servicio para construir políticas de preservación que examinan y reparan diferentes archivos digitales. Los costos de participación están detallados aquí

    3. CLOCKSS (Controlled Lots of Copies Keep Stuff Safe): según su propia definición, su principal característica es que su principio de gobernanza es la comunidad y no una empresa matriz:

CLOCKSS is a tax-exempt, 501(c)3, not-for-profit charitable organization, developed and governed by libraries and publishers. Unlike other archiving solutions, CLOCKSS answers to its community, not to a parent company. Because CLOCKSS is a 501(c)3 not-for-profit organization, all contributions to CLOCKSS are tax deductible in the United States.

Los costos del servicios se encentran aquí

    4. Pórtico: es un prestador de servicios de archivo digital mundial proporcionado por ITHAKA , una organización sin fines de lucro. Pórtico tiene como finalidad preservar libros electrónicos y revistas digitales, así como otros contenidos académicos en diferentes formatos. También tiene como objetivo la preservación del contenido intelectual de revistas digitales por medio de contenidos asentados en JSTOR (un sistema de almacenamiento en línea para documentos académicos).

Los costos de Pórtico para editores se encuentran aquí

Si tienes una revista y necesitas preservarla vas a necesitar hacer uso de alguno de estos sistemas y si tienes dudas sobre cuál es mejor para tu revista consúltanos.

Puedes ver una comparación entre los diferentes servicios de preservación digital  en este documento elaborado por CLOCKSS que compartimos a continuación:

Buenas prácticas de backups

La preservación digital supone una serie de aspectos que se deben toman en cuenta para asegurar el acceso continuo a los materiales digitales durante el tiempo que sea necesario. Elegir los medios apropiados pese a los cambios tecnológicos es todo un reto, pero existen algunas técnicas o métodos de seguridad y conservación digital que debes conocer por su gran utilidad:

  • Refreshing: traspaso de datos a un soporte a otro, se cambia de soporte/material más no de contenido.
  • Migración: transferencia de datos de un formato a otro, es lo típico que hacemos cuando tenemos un archivo original y sacamos varias copias.
  • Emulación: reproducción de la operación del software original con el cual se crearon los archivos digitales para que puedan ejecutarse y usarse independientemente del programa fuente.
  • Metadatos: creación de datos relacionados con la información para reconocer y describir correctamente los documentos.

Estos son apenas algunas técnicas de preservación, pero existen otras, muchas de estas técnicas se pueden ajustar para la preservación de revistas académicas. Asegurar el contenido intelectual de las revistas u otros documentos electrónicos a lo largo del tiempo es sumamente importante. 

Mantener características como integridad, originalidad, autenticidad, accesibilidad e inalterabilidad es un compromiso de toda institución u organización y supone también un compromiso para todos los autores/as de revistas.

Dejar que una revista pase al olvido no es buena opción, el trabajo que una vez se construyó con esfuerzo no debe tirarse a la basura, por eso como creadores de contenido digital u organismo enfocados en la preservación es menester hacernos algunas preguntas que nos ayuden a identificar si algún archivo necesita o no preservarse:

¿Por qué guardar tu revista? ¿En cuál sistema guardarla? ¿Qué tiempo quieres que perdure? ¿Cómo quieres que usuarios y lectores accedan a ella?, y ¿Cómo hacer para que tu revista se mantenga inalterada?

Si tienes algunas respuestas, pero no todas, deja que los expertos te ayuden.

Puedes encontrar más información en la grabación de uno de nuestros talleres específicos para preservación digital en revistas académicas. 

Bibliografía complementaria: Criterios básicos para valorar sistemas de preservación digital / Área de Tecnología del Grupo de Preservación Digital.—Primera edición. – Ciudad de México : Universidad Nacional Autónoma de México, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, 2020. 1 recurso en línea (49 páginas).—(Serie Instrumenta Bibliographica ; 1)

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